Gewidmet allen Menschen,
die gemeinsam Großes erreichen wollen.

Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

© 2022 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf der 2. Auflage des 2020 erschienenen Buchtitels »Erfolgreich digital Zusammenarbeiten« von Jürgen Kurz, Patrick Kurz und Marcel Miller © 2020 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

ISBN Buchausgabe: 978-3-96739-024-7

ISBN epub: 978-3-95623-969-4

Projektmitarbeit: Felix Brodbeck, Oliver Gentina

Projektassistenz: Jonas Richel, Anika Schenk

Konzeption und Produktion: Frank-Michael Rommert, www.rommert.de

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen, www.martinzech.de

Foto Buchtitel: fizkes/Shutterstock. Fotos Innenteil: David Švihovec (S. 28), Paweł Czerwiński (S. 29), Tyler Nix (S. 31), Bonneval Sebastien (S. 32), Doménica Chiriboga (S. 34), Lisa Fotios (S. 35), nappy von Pexels (S. 36), Ian Schneider (S. 37), Nick Morrison (S. 39), Tim Mossholder (S. 43), Austin Distel (S. 44), Massimo Botturi (S. 51), Ada Rommert (S. 52), TUBS (S. 52), Kelly Sikkema (S. 61), Taylor Vick (S. 64), Jo Szczepanska (S. 112), 7shifts (S. 127), Kelly Sikkema (S. 140), Austin Dis-tel (S. 161), Tdadamemd (S. 167), You X Ventures (S. 168), Hannah Busing (S. 210), Chase Clark (S. 211), Jamie Street (S. 211), Giulia May (S. 212), Bruce Mars (S. 214), Christin Hume (S. 224), Nick Fewings (S. 231), Ocean Ng (S. 232), Bier: Patrick Kurz (S. 234), Casual Friday: Evan Dvorkin (S. 234), Pizza: Alan Hardman (S. 234), Dome-nico Loia (S. 242), Ben White (S. 252), Wilhelm Gunkel (S. 253); sonstige: Thomas Klaiber (thomasklaiber.com), Felix Sander.

© 2020 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

2. Auflage 2021

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Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach, www.rommert.de. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

Inhalt

Warum Büro-Kaizen®? Warum dieses Buch?

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Auswertung

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Microsoft 365 kann einen verwirren – muss es aber nicht

Gelingende Teamarbeit aus Sicht der Büro-Kaizen®-Prinzipien

Aktuelle Trends und digitale Teamarbeit

Warum Microsoft Teams? Zehn gute Gründe

1.So gelingt der Start

1.1Alles beginnt mit strategischen Fragen

1.2So richten Sie Microsoft Teams ein

–Worauf Sie achten, wenn Sie Teams erstellen

–Worauf es ankommt, wenn Sie Mitglieder hinzufügen

–Was wichtig ist, wenn Sie Kanäle anlegen

–Ratschläge zum Setup von Microsoft Teams

2.Mit Microsoft Teams arbeiten

2.1Als Team kommunizieren

–Chats

–Kanäle

–Besprechungen

–Anrufe

2.2Gemeinsam Dateien ablegen und wiederfinden

–Was ist SharePoint und welche Vorteile bietet es?

–Wann OneDrive, wann SharePoint?

–Dateiablage gut strukturieren

–Eine Datei für den Schnellzugriff bereitstellen

–Dateiversionen anzeigen

–Verlinken statt kopieren

–Dateien mit dem PC synchronisieren

–Tipps

2.3Ergebnisse digital dokumentieren

–Schritt 1: Aktivieren Sie Ihr Notizbuch

–Schritt 2: Strukturieren und füllen Sie es

–Nutzen Sie OneNote auch offline

–Nutzen Sie Ihr OneNote-Notizbuch auch auf dem Tablet oder Smartphone

–Ergänzen Sie Protokolle mit Fotos

2.4Projekte digital planen

–Schritt 1: Legen Sie einen Plan an

–Schritt 2: Legen Sie die Spaltenüberschriften fest

–Schritt 3: Legen Sie die zu erledigenden Aufgaben an

–Schritt 4: Weisen Sie einen oder mehrere Bearbeiter zu

–Schritt 5: Legen Sie das Fälligkeitsdatum der Aufgaben fest

–Behalten Sie die Übersicht über das gesamte Projekt

–Behalten Sie Ihre eigenen Aufgaben im Blick

2.5Umfragen erstellen, durchführen und auswerten

–Einfache Umfrage innerhalb des Teams

–Komplexe Umfrage über die Teamgrenzen hinaus (auch für Externe)

2.6Tipps und Tricks für die Praxis

–Nutzen Sie die erweiterte Darstellung

–Nutzen Sie zwei Monitore

–Nutzen Sie Links

–So nutzen Sie Microsoft Teams mit mehreren Microsoft-Konten gleichzeitig

–Nutzen Sie die Suchfunktion

–Nutzen Sie den Schnellzugriff auf wichtige Funktionen

2.7Legen Sie Spielregeln für das Arbeiten mit Microsoft Teams fest

3.So funktioniert digitale Teamarbeit in der Praxis

3.1Sieben Tipps, die für alle gelten

3.2Tipps für Außendienstler

3.3Tipps für Projektmitarbeiter

3.4Tipps für Führungskräfte

3.5Tipps für die unternehmensexterne Mitarbeit als Gast

Bonus: Sieben Tipps für das effektive und effiziente Arbeiten im Homeoffice

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Stichwortverzeichnis

Vorwort

Warum Büro-Kaizen^®? Warum dieses Buch?

„Jeder Einzelne ist großartig.
In der Zusammenarbeit mit anderen
kommt das voll zur Entfaltung.“

Gemeinsam Erfolge erreichen

Das ist meine Beobachtung und sie beschreibt den Sinn dieses Buches: Wenn Menschen gemeinsam an Projekten arbeiten, jeder die Ziele kennt, über seine Aufgaben Bescheid weiß und ohne Störungen an diesen Aufgaben arbeiten kann, dann ist die Chance sehr groß, dass Ziele verwirklicht werden und Erfolg entsteht, den ein Einzelner allein nicht erreichen kann. Zugleich reduziert sich ungesunder Stress und die Freude an der Arbeit wächst.

Hoch genuss und Lebensfreude

Ich empfinde es als großes Privileg und bin sehr dankbar dafür, von wunderbar talentierten Menschen umgeben zu sein. Mit engagierten und motivierten Mitstreitern gemeinsam an großen und wichtigen Zielen zu arbeiten – das ist für mich ein Hochgenuss und Lebensfreude pur.

Viele Papiere, viel zu tun

Doch zunächst ein Blick zurück: Wenn mir jemand Mitte der 90er-Jahre gesagt hätte, dass ich mal Bücher zum Thema effizientes Arbeiten schreiben würde, hätte ich ihn wahrscheinlich ausgelacht und auf meinen Schreibtisch gezeigt. Der hatte zwei Besonderheiten: Er war erstens riesig und zweitens komplett mit mehreren Lagen Papier bedeckt. Ich hatte schließlich auch viel zu tun.

Ich war ein Getriebener

Ich, aber auch mein Team, wir waren ständig am „Feuerlöschen“. Wir kümmerten uns jeden Tag eifrig um dringliche Aufgaben – und die wirklich wichtigen Dinge blieben liegen. Kaum hatten wir einen Brand gelöscht, züngelten an anderer Stelle neue Flammen, neue akute Probleme hoch. Ich war in dieser Zeit ein Getriebener.

Jürgen Kurz und sein Schreibtisch 1995

Kaizen in der Produktion

In unserem Fertigungsbetrieb haben wir damals Kaizen eingeführt – mit großem Erfolg. Alle Prozesse wurden unter die Lupe genommen. Wir haben sie dann grundlegend erneuert oder verbessert. Dieses Anwenden von Kaizen bedeutete stressfreiere und dabei erfolgreichere Arbeit für die Mitarbeiter. Daher wollte ich Kaizen auch im Büro betreiben.

Die Geburt von Büro-Kaizen®

Dann die Überraschung: Für das Büro gab es so etwas noch gar nicht! Also habe ich mich mit meinem Team daran gemacht, die Kaizen-Prinzipien auf Schreibtische und Ablagen zu übertragen. Büro-Kaizen® war geboren.

Die freien Schreibtische und unsere gelassen arbeitenden Mitarbeiter machten Besucher neugierig. Sie baten mich um Tipps und Kopien meiner Schulungsunterlagen. Da war es nur noch ein kleiner Schritt zu meinem ersten Buch, das 2007 erschien: „Für immer aufgeräumt“.

Seither ist so viel passiert. Büro-Kaizen® ist zu einer richtigen Bewegung geworden:

Es gab Auftritte im Fernsehen und Hunderte Presseartikel.

Inzwischen gibt es über 100.000 aufgeräumte Arbeitsplätze.

www.buero-kaizen.de

Mittlerweile kommen jährlich über 2.500.000 Menschen auf unsere Website www.buero-kaizen.de und holen sich dort die neuesten Tipps sowie Hilfestellungen per Downloads.

Bestseller Nr. 1

Das Buch „So geht Büro heute!“, das ich zusammen mit meinem Kollegen Marcel Miller schreiben durfte, schaffte es sogar bei Amazon auf Platz 1 von mehr als 28 Millionen lieferbaren Büchern.

Aus Büro-Kaizen® wurde inzwischen eine eigene Beratungsfirma.

Ein Thema für alle

Die Entwicklungen und Zahlen zeigen: Verschwendung in der täglichen Büroarbeit zu vermeiden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu gewinnen, ist ein Thema für alle! Daran hat – zumindest bisher – auch die zunehmende Digitalisierung nichts geändert.

Das Team wächst

Heute sind wir in unserem Unternehmen ein Team von über 25 Mitarbeitern und Beratern, und wir wachsen weiter – sehr schnell.

Unser Team in Giengen

Marcel Miller: „Mister Digital“

Marcel Miller ist mittlerweile „Mister Digital“ geworden und hat auf seinem YouTube-Kanal „Büro-Kaizen® digital“ weit über 1.000.000 Zugriffe. Digitaler Minimalismus und digitaler Workflow sind seine Lieblingsbegriffe. Seine größte Gabe ist es, diese Themen so zu vermitteln, dass jeder sie versteht und umsetzen kann.

Patrick Kurz: agil und akkurat

Besonders stolz bin ich darauf, dass an diesem Buch auch mein Sohn Patrick mitgewirkt hat. Kaizen hat ihn sein ganzes Leben lang begleitet und digital ist seine Generation ja ohnehin. Geprägt haben ihn aber auch unsere gemeinsamen Reisen zu den innovativsten Firmen der Erde wie etwa im Silicon Valley. Schnelligkeit, Agilität, neue Wege gehen, unkonventionelle Lösungen finden – diese Dinge verbindet er in großartiger Weise mit der deutschen Mentalität der akkuraten Umsetzung.

E-Learning per Büro-Kaizen®-Akademie

Seine E-Learning-Plattform „Büro-Kaizen®-Akademie“ wächst schnell und im Forum coachen sich mittlerweile die Kunden sogar gegenseitig. Das erlebe ich als eine großartige Entwicklung und ich genieße es, miteinander und voneinander zu lernen.

Mobil und dezentral Aufgaben erledigen

Als ich „Für immer aufgeräumt“ geschrieben habe, waren die Schreibtische noch voller Papierstapel. Diese Zeiten sind vorbei. Viele Menschen arbeiten inzwischen digital. Es ist nicht mehr unbedingt nötig, jeden Tag an seinem Schreibtisch im Büro der Firma zu sitzen. Im Gegenteil: Unternehmen, die in der Lage sind, mobil und dezentral zu arbeiten, können auch mit Krisen wie der Corona-Pandemie etwas besser umgehen. Mitarbeiter können als Teil ihrer Teams selbst dann an ihren Aufgaben arbeiten, wenn jeder an einem anderen Ort sitzt. Dafür gibt es mittlerweile leistungsfähige Werkzeuge – und wie Sie diese nutzen können, erfahren Sie in den kommenden Kapiteln.

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Erfolgreich digital zusammen arbeiten und dadurch Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben gewinnen – darum geht es in diesem Buch und dafür arbeite ich jeden Tag.

Ich verspreche Ihnen: Wir sind an Ihrer Seite und wir werden nicht ruhen, bis Sie dieses Ziel erreicht haben.

Ihr

Jürgen Kurz

Hinweise

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Sollten Sie schon ein Buch von Jürgen Kurz gelesen haben, kennen Sie bereits unser Herangehen. Sie können in diesem Fall gleich zum nächsten Kapitel springen. Wenn dies Ihre erste Berührung mit der Welt von Büro-Kaizen® ist, dann finden Sie hier einige Hinweise, wie Sie am meisten aus dem Buch herausholen können.

Heraussuchen, was am besten passt

Alle beschriebenen Ideen haben wir im eigenen Alltag erprobt. Wir haben sie auch dazu genutzt, um dieses Buch hier gemeinsam zu schreiben. Sie müssen dabei nicht alles Punkt für Punkt umsetzen. Im Gegenteil: Suchen Sie sich – wie bei einer Speisekarte im Restaurant – das heraus, was für Sie am besten passt.

Klein, aber nachhaltig wirksam

Der Ansatz von Kaizen ist es, durch kleine Verbesserungen immer wieder ein Stückchen besser zu werden. Jeder einzelne Tipp aus diesem Buch kann und soll Ihnen Nutzen stiften. Bleiben Sie nicht beim Lesen stehen, sondern setzen Sie die Anregungen tatsächlich um. Dann werden Sie mit Veränderungen belohnt werden, die zwar klein sein mögen, dafür aber nachhaltig wirksam sind.

Nicht warten, sondern loslegen

Warten Sie mit dem Umsetzen nicht, bis die Umstände perfekt sind. Denn das werden sie nie sein. Eine umgesetzte 80-Prozent-Lösung ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die noch auf ihre Realisierung wartet.

Tipp für Tipp

Haben Sie einen Tipp umgesetzt und sich an das neue Vorgehen gewöhnt, greifen Sie wieder zum Buch und wählen Sie den nächsten Tipp. Nehmen Sie den, der für Sie am vielversprechendsten ist.

Prinzipien sind wichtiger als Tools

Wichtiger als Hard- und Software sind uns die Prinzipien des Arbeitens (S. 28f.). Erst wenn sie klar sind, können die Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Tools können zudem die Komplexität erhöhen und ganz schön ablenken. Das muss (und sollte) nicht sein.

Das Herangehen an die Arbeit

Es geht uns daher vor allem um das Herangehen an die Arbeit sowie um gemeinsam vereinbarte Spielregeln, die das Miteinander leichter machen.

Manche Abläufe und Zusammenhänge lassen sich auch gut mit einem Video beschreiben. Daher finden Sie an den entsprechenden Stellen das YouTube-Symbol.

Die Beschreibung zu vieler technischer Details würde den Umfang des Buches sprengen. Zudem sind diese Details Änderungen unterworfen. Wir haben eine Website zum Buch eingerichtet (www.buero-kaizen.de/edza). Wo Sie am Rand das Download-Symbol sehen, finden Sie Gratis-Downloads zum entsprechenden Thema.

Gut ist, was Ihnen gut tut

Ob in unseren Büchern, Seminaren, Vorträgen, Beratungen oder Umsetzungsbegleitungen: Unsere Einladung an Sie lautet, dass Sie experimentieren. Finden Sie Ihren eigenen Weg. Gut ist, was Ihnen gut tut.

www.buero-kaizen.de

Wenn Sie mehr zu unserem Verständnis von Büro-Kaizen® erfahren wollen oder Einblicke in unsere Beratungspraxis gewinnen möchten, finden Sie unter www.buero-kaizen.de weiterführende Informationen.

Effiziente Grüße senden

Selbst-test

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Der folgende Selbsttest verschafft Ihnen einen ersten Eindruck darüber, wie weit Sie bereits im digitalen Zeitalter angekommen sind und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben. Neben jeder Frage sehen Sie, wo Sie Ansatzpunkte finden, um sich weiterzuentwickeln. Bitte notieren Sie Ihre Antwort.

Auswertung

Hinweise auf Potenziale

Dieser Selbsttest gibt Ihnen erste Hinweise auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Erkenntnispotenziale befinden: Überall, wo Sie „Ja“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.

Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?

45-mal

Sie haben sich verzählt :-)

38- bis 44-mal

Glückwunsch! Sie haben das meiste Potenzial! Befassen Sie sich mit den Ideen dieses Buches und setzen Sie die Ratschläge mit wachen Sinnen um. Sie werden staunen, welche grandiosen Verbesserungen in Ihrem Arbeitsleben möglich sind.

29- bis 37-mal

Glückwunsch! Wie bei vielen Menschen und in vielen Büros gibt es auch bei Ihnen bestimmte Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, die Sie nutzen können. Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben.

18- bis 28-mal

Glückwunsch! Sie wissen bereits einiges darüber, wie Sie die digitalen Möglichkeiten für ein erfolgreiches Arbeiten nutzen. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie zahlreiche Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.

0- bis 17-mal

Glückwunsch! Sie sind offenbar bereits im digitalen Zeitalter angekommen und wissen schon sehr viel darüber, wie man heutzutage erfolgreich arbeitet. Vermutlich werden aber selbst Sie einige Tipps finden, die Ihnen das Arbeiten noch weiter vereinfachen.

Einstieg

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Zusammenarbeit kann Erfolg und Freude bringen …

Ob in formalen Projektgruppen oder nur in losen Verbindungen – wir alle arbeiten den Großteil unserer Zeit mit anderen internen und externen Personen zusammen. Und wir alle haben schon gespürt, wie es ist, wenn alle an einem Strang ziehen und das auch noch in die gleiche Richtung: Erfolg entsteht und Freude macht es auch noch.

… oder Stress und Streit

Viele haben aber auch schon gegenteilige Erfahrungen machen müssen: Unklare Absprachen und schwammige Ziele führen zu Doppelarbeit, Stress, Hektik, Streit und Unzufriedenheit. Ob das gewünschte Ziel dann überhaupt erreicht wird, ist fraglich. Doch das muss nicht sein.

Das Buch zeigt, worauf es ankommt

Die Digitalisierung – und insbesondere Microsoft Teams – eröffnet großartige Möglichkeiten, erfolgreich zusammenzuarbeiten. In diesem Buch werden wir Ihnen diese Möglichkeiten aufzeigen. Dabei geht es uns nicht nur darum, Ihnen den Umgang mit der Technik darzustellen. Sondern wir erklären auch, worauf es ankommt, um die Technik für eine gelingende Zusammenarbeit gezielt zu nutzen, ohne sich in der Fülle der vorhandenen Funktionen zu verlieren.

Wie Teamerfolg entsteht

Im Sport gibt es den Spruch „die Mannschaft ist der Star“. Auch wenn es großartige Einzelspieler sind, ist der Erfolg dann am Größten, wenn alle ihr Potenzial im Dienst der Mannschaft voll einbringen. Ichbezogene Superstars schaffen zwar möglicherweise mal kurze lichte Momente, in denen sie glänzen. Teamerfolg ist aber dauerhaft nur durch die ausdauernde Verbindung der Talente aller Mitglieder möglich.

Alle Glieder stärken

Das gilt im Büro genauso: Oft sind die Ergebnisse eines Teammitgliedes nämlich die Ausgangsbasis für die Tätigkeit eines anderen Mitglieds. Und nur dann, wenn der eine Mitarbeiter seine Aufgabe richtig und rechtzeitig erledigt, kann der andere seine Aufgabe erfüllen. Sie kennen sicher das Sprichwort: Die Kette ist nur so stark, wie das schwächste Glied. Was wir in diesem Buch beschreiben, soll alle Glieder stärken.

Im Team lässt sich gut lernen

Teamarbeit ist auch ideal, um schwächere Teammitglieder von stärkeren lernen zu lassen. Im realen Leben zu sehen, wie die Profis arbeiten und mit ihnen gemeinsam die Dinge zu tun, ist das beste Training, das man sich vorstellen kann.

Teamarbeit erlernen und gestalten

Die gute Nachricht ist, dass man erfolgreiche Teamarbeit erlernen und gestalten kann:

Klare, gemeinsam vereinbarte Spielregeln und eine leistungsfähige Software sind die eine Hälfte, die es dazu braucht.

Engagierte und motivierte Mitarbeiter sind die andere Hälfte.

Hochleistungsteams formen und erhalten

Erfolgreiche Teamarbeit gibt einen Rahmen vor. Sie lässt dabei jedem Teammitglied genügend Freiraum, um Ideen und die eigene Kreativität einzubringen. Wo dies gegeben ist, entstehen Hochleistungsteams. In Zeiten zunehmenden Wettbewerbsdrucks und unendlicher Chancen am Markt werden diejenigen Unternehmen erfolgreich sein, denen es am besten gelingt, solche Hochleistungsteams zu formen und zu erhalten.

Grundsätzliche Gedanken

Bevor wir die Frage beantworten, wie Teams aufgesetzt werden und wie Kommunikation, Dateiablage, Projektplanung sowie die Spielregeln im Umgang damit aussehen können, stellen wir auf den folgenden Seiten einige grundsätzliche Gedanken zur Teamarbeit und der Arbeit mit Microsoft Teams vor:

Welche von den zahlreichen Möglichkeiten von Microsoft 365 brauchen wir eigentlich?

Wie helfen uns die Kaizen-Prinzipien bei erfolgreicher Teamarbeit?

Wie kann digitale Teamarbeit dazu beitragen, aktuelle Trends zu nutzen?

Warum ist Microsoft Teams aus unserer Sicht ein sehr gutes Werkzeug, das eine effiziente Zusammenarbeit unterstützt?

Microsoft 365 kann einen verwirren – muss es aber nicht

So lief es viele Jahre lang

Microsofts Office-Pakete gibt es schon seit mehr als 30 Jahren und über all diese Jahre hinweg waren wir das gleiche Schema gewohnt: In regelmäßigen Zyklen von drei, vier, vielleicht fünf Jahren meldete sich die IT-Abteilung und kündigte ein neues Update der Office-Programme an.

Neuerungen unter der Lupe

Nach der Installation wurden die Neuerungen unter die Lupe genommen:

Die Benutzeroberfläche sah nun etwas moderner aus.

Es kamen einige neue Funktionen dazu.

Manchmal änderte sich auch nur die Anordnung der wichtigsten Befehle in der Menüleiste.

Wochen der Gewöhnung

Bis man sich an die ein oder andere Umstellung gewöhnt hatte und mit den Programmen wieder genauso produktiv arbeitete wie vorher (manchmal auch etwas produktiver), dauerte es ein paar Wochen.

Nicht zu viele Tools

Es waren ja auch nicht allzu viele Tools – Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote. Einige wenige nutzten daneben auch noch Publisher und Access. Und nach dieser Phase der Umgewöhnung war man für die kommenden Jahre erstmal sicher vor neuen Änderungen.

Dann kam Microsoft 365

Damit machte Microsoft Schluss! Das klassische Office-Paket, wie wir es lange Jahre kannten, wurde zum Auslaufmodell. Microsoft revolutionierte sein Office-Paket und das Ergebnis heißt Microsoft 365. Doch was bedeutet das konkret?

Früher Kaufpaket, jetzt Mietmodell

Das Modell von Microsoft 365 nennt sich „Software as a Service“ (SaaS); die Lizenz für die Nutzung von Microsoft 365 wird also gemietet und nicht mehr gekauft. Mit den regelmäßigen Zahlungen gehen permanente Updates einher. Die klassischen Versionssprünge von Office 2010 auf 2013, 2016, 2019 etc. entfallen damit. Wir als Nutzer bekommen neue Funktionen in kleinen, leicht verdaulichen Häppchen. Das macht die Eingewöhnung an Neuerungen deutlich einfacher; die Übergänge von Änderung zu Änderung sind fließend.

Ein Kasten voller Werkzeuge

Noch deutlicher fällt auf, dass sich Microsoft 365 bei Weitem nicht mehr nur auf die bisherigen Programme des Office-Pakets konzentriert. Microsoft 365 erweitert die Zahl der Programme auf etwa 30 einzelne Anwendungen:

Vielfalt der Microsoft-Programme

Es kommen Fragen

In diesem Dschungel geht schnell mal der Überblick verloren. Es drängen sich Fragen auf wie: „Wer soll denn bitte alle diese Programme verstehen und verwenden?“ oder: „Welche dieser Tools brauche ich denn wirklich?“

Machete für das digitale Dickicht

Fragen wie diese stellen viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Damit Sie einen Weg durch dieses digitale Dickicht finden, leihen wir Ihnen gerne unsere Machete: Basierend auf unserem bewährten Microsoft 365-Workflow zeigt Ihnen dieses Buch, mit welchen Tools Sie Ihr persönliches Selbstmanagement sowie die Organisation Ihres Teams mit Microsoft 365 erfolgreich gestalten.

Erfolgreiches Selbst- und Teammanagement mit Microsoft 365

Das reicht aus

Für die normale Arbeit im Büro reicht es aus, wenn Sie sich auf die folgenden Programme beschränken:

Selbstmanagement mit Microsoft 365

Für Ihr persönliches Selbstmanagement nutzen Sie die drei Programme Outlook, OneNote und OneDrive. Damit decken Sie die folgenden Funktionen ab:

E-Mail-Verarbeitung sowie die persönliche Planung Ihrer Termine und Aufgaben erfolgt in Outlook.

Die digitale Dokumentation Ihrer persönlichen Projekte, Termine, Meetings etc. geschieht in OneNote.

Für die Ablage persönlicher Dateien nutzen Sie OneDrive.

Teammanagement mit Microsoft 365

Für die Zusammenarbeit im Team erweitern Sie die drei Systeme für das Selbstmanagement noch um die beiden Tools Share-Point und Microsoft Teams. Diese decken dabei die folgenden Funktionen ab:

Die Ablage gemeinsam genutzter Dateien erfolgt per Share-Point.

Projektbezogene Kommunikation in Form von schriftlichen Nachrichten, Anrufen und Videokonferenzen (virtuellen Meetings) geschieht innerhalb von Microsoft Teams.

Ergänzend kann Planner in Microsoft Teams eingebunden werden, um mit diesem Tool die gemeinsame Aufgabensteuerung im Team zu organisieren.

Etwas genauer

Schauen wir uns das ein wenig genauer an und beginnen wieder mit dem Thema Selbstmanagement. Die persönliche Organisation kann nach wie vor am effizientesten mit den drei Programmen Outlook, OneNote und OneDrive gestaltet werden.

Einige Tipps zum Verarbeiten von E-Mails finden Sie als Gratis-Download auf der Website zum Buch unter: www.buero-kaizen.de/edza

Outlook

Über Outlook erledigen Sie nach wie vor das Verarbeiten Ihrer E-Mails. Das Programm stellt auch weiterhin den persönlichen Kalender sowie Ihre persönliche Aufgabenliste bereit. Damit haben Sie Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben im Griff. Unsere Tipps dazu haben wir im Buch „So geht Büro heute!“ bereits beschrieben.

Einige Tipps zum Arbeiten mit OneNote finden Sie als Gratis-Download auf der Website zum Buch unter: www.buero-kaizen.de/edza

OneNote

Die digitalen Notizbücher in OneNote sind auch weiterhin bestens für jegliche Form digitaler Dokumentation geeignet – sei es für das Festhalten bestimmter Informationen, Entscheidungen oder Ergebnisse für persönliche Projekte, die Vorbereitung von Terminen, die persönlichen Protokolle von Gesprächen oder auch das eigene Wissensmanagement. Auch hierzu finden Sie in „So geht Büro heute!“ unsere Tipps.

OneNote in Microsoft Teams integrieren

OneNote ist der Ort für das, was früher auf Papier notiert wurde. Das gilt für persönliche Notizen. Und auch für die Zusammenarbeit im Team bleibt OneNote wichtig: Für das Team werden die geteilten Notizbücher zur zentralen Dokumentationsplattform. Sie lassen sich als eine der weiter unten erwähnten Hub-Anwendungen leicht in Microsoft Teams integrieren (siehe S. 26).

Zwei Möglichkeiten

SharePoint und OneDrive

Microsoft 365 bietet zwei cloudbasierte Speichermöglichkeiten, nämlich SharePoint und OneDrive. Somit stellt sich die Frage: Wann nutzen Sie welches Tool?

Wir empfehlen folgende Unterscheidung:

SharePoint stellt die digitalen Aktenschränke für die gemeinsam genutzten Dokumente dar, die im Laufe der Zusammenarbeit entstehen.

OneDrive dagegen ist der persönliche Cloudspeicher für jeden einzelnen Mitarbeiter.

OneDrive: Persönliche Daten

Der Grundsatz von OneDrive ist: Auf Daten, die in OneDrive gespeichert liegen, haben nur Sie persönlich Zugriff – außer Sie teilen bestimmte Dateien oder Ordner ganz bewusst mit anderen Personen. Hier ist daher der richtige Platz für Ihre persönlichen Dokumente – in One-Drive gehört alles, was irrelevant für die gemeinsamen Projekte ist und daher seinen Platz nicht in SharePoint findet.

SharePoint: Gemeinsam genutzte Daten

SharePoint wird also für die gemeinsame Dateiablage während der Zusammenarbeit genutzt. Damit stellt SharePoint die cloudbasierte Alternative zu den klassischen File-Servern dar, die wohl in den meisten Unternehmen für die gemeinsame Dateiablage verwendet wurden und auch heute vielfach noch eingesetzt werden.

In Teams integriert

SharePoint ist dabei eng mit Microsoft Teams verwoben und automatisch in alle dort erstellten Teams und Kanäle integriert. Das bedeutet: Wer mit Microsoft Teams arbeitet, der nutzt SharePoint bereits automatisch.

Vorteile des Speicherns in der Cloud

Per SharePoint (wie übrigens auch per OneDrive) kann auf alle Dokumente standort- und geräteunabhängig jederzeit zugegriffen werden (vorausgesetzt, es besteht eine Internetanbindung). Dokumente und Ordner können mit anderen Personen geteilt und Microsoft-365-Dokumente wie etwa Worddateien sogar zeitgleich gemeinsam mit anderen Personen bearbeitet werden.

Microsoft Teams ist das Herzstück

Microsoft Teams

Das Programm Microsoft Teams ist definitiv das Herzstück für die Organisation der Zusammenarbeit mittels Microsoft 365. Das hat vor allem zwei Gründe:

Virtuelles Teambüro

1.Durch die verschiedenen Möglichkeiten digitaler Kommunikation erleichtert es Microsoft Teams Gruppen, miteinander zu arbeiten, auch wenn sich die einzelnen Mitglieder der